Planungsprozess
5-Schritte Planungsprozess für Spitex
Flexpep begleitet Spitex Organisationen durch den gesamten Planungszyklus. Vom ersten Kundenkontakt bis zur Kommunikation der Einsatzpläne an Mitarbeitende und Kunden.
Schritt 1
Einmal- und regelmäßige Aufträge erfassen
Einmalaufträge
- Fester Termin oder flexibles Zeitfenster
- Priorität: Notfall • Heute • Normal • Flexibel
- Mehrere Dienstleistungen pro Einsatz
- Kundenverfügbarkeiten definieren (z. B. früh am Morgen, vormittags, abends)
Regelmäßige Aufträge
- Wiederholungsintervalle: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich
- Serieinformation mit Start- und Enddatum
- Priorität: Hoch • Normal • Niedrig
- Automatische Generierung der einzelnen Termine
Schritt 2
Demand-Sidebar: Alle offenen Aufträge auf einen Blick
Die Demand-Sidebar ist Ihr zentrales Werkzeug im Planungsalltag.
Sie zeigt alle offenen Aufträge – gefiltert nach Priorität, Status, Skills oder PLZ.
Funktionen der Demand-Sidebar
- Offene Aufträge als übersichtliche Cards
- Prioritäts-Badges für schnelle Entscheidungen
- Filter nach Status, PLZ, Skills, Kunde
- Volltextsuche nach Auftrag, Kunde, Dienstleistung
- Sofort-Feedback, welche Mitarbeitenden passen
Schritt 3
Bedarf planen – einfach per Drag & Drop
Ziehen Sie Aufträge aus der Demand-Sidebar direkt auf freie Zeitfenster im Kalender.
Das System hilft Ihnen, passende Entscheidungen zu treffen.
Intelligente Planungsunterstützung
- Skills-Matching: Nur qualifizierte Mitarbeitende werden hervorgehoben
- Berücksichtigung der Kundenverfügbarkeit (farbliche Markierung)
- Kollisionsprüfung verhindert Doppelbuchungen
- Mitarbeiter-Präferenzen werden automatisch berücksichtigt
Week Strips
Visuelle Wochenstreifen zeigen sofort, welche Tage einer Serie bereits geplant sind und wo noch Termine offen sind.
Schritt 4
Vier-Status Planungsfreigabe
Der Freigabeprozess sorgt für Qualität, Klarheit und Transparenz.
Die vier Status:
- Offen – noch nicht fertig geplant
- Fertig – bereit zur Prüfung
- Freigegeben – Mitarbeitende sehen die Planung
- Gesperrt – abgeschlossen, nicht mehr änderbar
Nur freigegebene Einsätze werden im Mitarbeiter-Portal sichtbar oder per PDF/E-Mail kommuniziert.
Schritt 5
PDF-Export & Kommunikation
Nach der Freigabe können Einsatzpläne sofort exportiert oder versendet werden.
Freigabe Möglichkeiten
- Mitarbeiterplan als PDF generieren
- Kundenplan mit allen Terminen erstellen
- Serienbriefe oder E-Mails direkt im System verwenden
- Editierbare Vorlagen für Textbausteine
Funktionen für Spitex Ressourcenplanung
Effiziente Planung für Spitex -Funktionen für den Pflegealltag
Funktionsüberblick
- Auftragsmanagement mit Demand-Sidebar
- Vier-Stufen Planungsfreigabe
- Drag & Drop Einsatzplanung im Kalender
- Multi-Standort- & Team-Management
- Flexibles Schichtmanagement
- Skills-Management für qualifikationsgerechte Zuteilung
- PLZ-basierte Planungsunterstützung
- Absenz-Management
- Analyse, Reporting & CSV-Export
- PDF-Export & Kommunikation von Mitarbeiter- und Kundenplänen
Benefits für Spitex Unternehmen
Ihre Vorteile mit Flexpep
Präzise Einsatzplanung
Optimierte Einsatzplanung, basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben.
Reduzierung des
administrativen Aufwands
Versand der Einsatz-/Dienstpläne auf Knopfdruck
Dynamische Anpassungen
in Echtzeit
Änderungen, Ausfälle oder Notfälle werden sofort in der Planung berücksichtigt.
Verschiedene
Kalenderansichten
Planung ist im Mitarbeiter- oder Kundenplan möglich.
Höhere
Mitarbeiterzufriedenheit
Gerechte und transparente Schichtpläne verringern Überlastung und fördern eine gesunde Work-Life-Balance.
Herausforderungen für Spitex
Die Probleme in der Spitex-Planung – und wie wir sie lösen
Typische Herausforderungen und unsere Lösungen für Spitex Unternehmen:
- Komplexe Touren- und Einsatzplanung
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Hoher Personalaufwand für die Erstellung der Einsatzplanung
- Wirtschaftliche Belastung durch lange Wegzeiten
- Erschwerte Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitenden
Mitarbeiter-, Kompetenz- und Skill-Management zur effizienten Einsatzplanung
Drag & Drop Einsatzplanung mit intelligenter Unterstützung
Planung im Mitarbeiter- und im Kundenplan möglich
Versand der Kunden- und Mitarbeiterpläne per E-Mail oder Post
Preise für Flexpep Spitex
Flexible Preisgestaltung – Genau für Spitex passend.
Kundenmeinungen
Warum Flexpep die ideale Lösung für Spitex ist
Mit Flexpep werden die Planungsprozesse in der Spitex vollständig optimiert. Die Software berücksichtigt historische Einsatzdaten, aktuelle Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Pflegekräfte. Dadurch kann die Versorgungssicherheit um bis zu 20 % erhöht und der Planungsaufwand erheblich reduziert werden.
Marco Bisonni, Gechäftsführer Sunneschyn
„Unsere Dienstplanung war früher ineffizient und unübersichtlich – das hat uns Zeit und Nerven gekostet. Mit Flexpep haben wir jetzt ein Tool, das genau auf unsere Anforderungen in der Spitex zugeschnitten ist: flexibel, strukturiert und in kürzester Zeit einsatzbereit. Die Zusammenarbeit war unkompliziert, das Ergebnis überzeugt – für unsere Mitarbeitenden und Kund:innen ein echter Mehrwert.“
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Lassen Sie sich in einer kostenlosen Demo zeigen, wie Sie Ihre Spitex-Planung optimieren können!
Häufig gestellte Fragen
Fragen? Wir antworten.
Mit Flexpep erkennen Sie Ausfälle in Echtzeit. Offene Schichten lassen sich intelligent umverteilen, sodass die Patientenversorgung jederzeit sichergestellt ist.
Ja, Flexpep berücksichtigt Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und maximale Schichtlängen. So werden Dienstpläne erstellt, die rechtskonform und gleichzeitig effizient sind.
Ja, Pflegekräfte können ihre Einsätze über mobile Endgeräte einsehen und aktualisieren. Routen- und Tourenplanungen werden automatisch optimiert, um Fahrtwege zu minimieren.
Flexpep lässt sich nahtlos in Pflegesoftware, Abrechnungssysteme und Zeiterfassungstools integrieren. Dies sorgt für durchgängige Prozesse ohne manuelle Doppelarbeit.
Die Software kombiniert KI-gestützte Prognosen mit Echtzeit-Daten, um eine präzise Schicht- und Tourenplanung zu ermöglichen. Engpässe werden frühzeitig erkannt und automatisch ausgeglichen.
Vertrauen auf Flexpep
Bereit, Ihre Planung zu revolutionieren?
„Mehr Effizienz, weniger Aufwand, bessere Patientenversorgung."
Ausgangslage Checkliste
Sie brauchen Flexpep für Spitex, wenn..
- Ihre Planung erfolgt ausschliesslich über Excel, wobei der Bedarf anhand einer vereinfachten Hochrechnung des Forecasts über die Erlang-Methode ermittelt wird.
- Sowohl die Bedarfsdeckung als auch die Ressourcenplanung werden dabei ebenfalls vollständig in Excel abgebildet.
- Die Mitarbeitereinteilung ist starr und bietet keine Flexibilität, um auf Änderungen oder unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
- Ihre Mitarbeiter werden für viele Projekte mit unterschiedlichsten Tätigkeiten eingeplant, was eine komplexe Koordination erfordert.
- Bei Mitarbeiterausfällen erfolgt die Suche nach Ersatz manuell, was zusätzlichen Aufwand verursacht.
- Die Planung wird über mehrere Standorte hinweg durchgeführt und basiert auf einer manuell erstellten Einteilung in 15-Minuten-Intervallen.
- Es gibt keine zentralen Daten zu Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter, was die Effizienz der Planung weiter einschränkt.
- Die individuelle Performance der Mitarbeiter, die sich in unterschiedlichen Produktivitäten zeigt, wird bei der Planung nicht berücksichtigt, was zu ungenauen Zuweisungen führt.
- Die Planung erstreckt sich über mehrere Tätigkeiten wie Telefonie, E-Mail-Bearbeitung und Postbearbeitung, was die Komplexität zusätzlich erhöht.
- Echtzeitdaten über Verfügbarkeiten und Doppelbelegungen sind nicht vorhanden, was zu ungewollten Überschneidungen und Ineffizienzen führt.
- Es gibt keine optimalen Prozesse für die Pausen- oder Schichtplanung, was zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
- Bei unerwarteten Mitarbeiterausfällen entstehen häufig Engpässe, da die Ausfallplanung ebenfalls manuell erfolgt.