Planungsprozess
5-Schritte Planungsprozess für effiziente Teamplanung und Tourenplanung
Flexpep begleitet Betriebe durch den gesamten Planungszyklus. Vom ersten Kundenkontakt bis zur Kommunikation der Einsatzpläne an Mitarbeitende und Kunden.
Schritt 1
Einmal- und regelmäßige Aufträge erfassen
Einmalaufträge
- Fester Einsatztermin oder flexibles Zeitfenster
- Priorität: Notfall • Heute • Normal • Flexibel
- Mehrere Arbeitsschritte / Dienstleistungen pro Einsatz
- Kundenzeitfenster definieren (z. B. früh am Morgen, vormittags, abends)
Regelmäßige Aufträge
- Wiederholungsintervalle: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich
- Serieinformation mit Start- und Enddatum
- Priorität: Hoch • Normal • Niedrig
- Automatische Generierung der einzelnen Servicetermine
Schritt 2
Demand-Sidebar: Alle offenen Aufträge auf einen Blick
Die Demand-Sidebar ist Ihr zentrales Werkzeug im Einsatz- und Tourenplanungsalltag.
Sie zeigt alle offenen Aufträge – gefiltert nach Priorität, Status, Skills oder Gebiet/PLZ.
Funktionen der Demand-Sidebar
- Offene Aufträge als übersichtliche Einsatz-Cards
- Prioritäts-Badges für schnelle Entscheidungen
- Filter nach Status, PLZ, Skills, Kunde
- Volltextsuche nach Auftrag, Kunde, Dienstleistung
- Sofort-Feedback, welche Mitarbeitenden / Techniker (m/w) passen
Schritt 3
Bedarf planen – einfach per Drag & Drop
Ziehen Sie Aufträge aus der Demand-Sidebar direkt auf freie Zeitfenster im Kalender.
Das System hilft Ihnen, einsatz- und tourenbezogene Entscheidungen zu treffen.
Intelligente Planungsunterstützung
- Skills-Matching: Nur qualifizierte Mitarbeitende / Techniker (m/w) werden hervorgehoben
- Berücksichtigung der Kunden- bzw. Einsatzort-Verfügbarkeit (farbliche Markierung)
- Kollisionsprüfung verhindert Doppelbuchungen
- Mitarbeiter-Präferenzen werden automatisch berücksichtigt
Week Strips
Visuelle Wochenstreifen zeigen sofort, welche Tage einer Serie bereits geplant sind und wo noch Termine offen sind.
Schritt 4
Vier-Status Planungsfreigabe
Der Freigabeprozess sorgt für Qualität, Klarheit und Transparenz.
Die vier Status:
- Offen – noch nicht fertig geplant
- Fertig – bereit zur Prüfung
- Freigegeben – Mitarbeitende/Techniker (m/w) sehen die Planung
- Gesperrt – abgeschlossen, nicht mehr änderbar
Nur freigegebene Einsätze werden im Mitarbeiter-/Techniker-Portal sichtbar oder per PDF/E-Mail kommuniziert.
Schritt 5
PDF-Export & Kommunikation
Nach der Freigabe können Einsatz- und Servicetourenpläne sofort exportiert oder versendet werden.
Freigabe Möglichkeiten
- Mitarbeiter- bzw. Technikerplan als PDF generieren
- Kundenplan / Serviceplan mit allen Terminen erstellen
- Serienbriefe oder E-Mails direkt im System verwenden
- Editierbare Vorlagen für Textbausteine
Teamplanung und Tourenplanung
Funktionen für die Einsatzplanung in Handwerk & mobilen Serviceteams
Funktionsüberblick
- Auftragsmanagement mit Demand-Sidebar
- Vier-Stufen Planungsfreigabe
- Drag & Drop Einsatzplanung im Kalender
- Multi-Standort- & Team-Management
- Flexibles Schichtmanagement
- Skills-Management für qualifikationsgerechte Zuteilung
- PLZ-basierte Planungsunterstützung
- Absenz-Management
- Analyse, Reporting & CSV-Export
- PDF-Export & Kommunikation von Mitarbeiter- und Kundenplänen
Benefits für Aussendienst & Servicepersonal
Ihre Vorteile mit Flexpep
Intelligente Einsatzprognosen
für mobile Teams
Personaleinsätze auf Basis historischer Auftragsvolumen und saisonaler Anforderungen.
Schnelle Aufgabenverteilung
im Außendienst
Zuweisung von Tätigkeiten mit wenigen Klicks – für reibungslose Einsätze bei Kunden vor Ort und auf der Baustelle.
Flexible Ressourcensteuerung
bei Engpässen
Reagieren Sie in Echtzeit mit digitaler Tourenplanung und intelligenter Umverteilung in Ihrem Serviceteam.
Mehr Zufriedenheit
durch faire Einsatzplanung
Automatisierte Prozesse in der Personaleinsatzplanung sorgen für weniger Aufwand, klare Abläufe und bessere Planbarkeit
Transparente Einsatzpläne
für alle Beteiligten
Berücksichtigen Sie individuelle Verfügbarkeiten und Präferenzen – ideal für mobile Einsatzteams und Schichtbetriebe.
Herausforderungen für mobile Teams, Handwerk, Servicebetriebe
Die Probleme bei Aussendienst & Servicepersonal – und wie wir sie lösen
Mobile Servicebetriebe und Handwerksbetriebe stehen täglich vor herausfordernden Aufgaben:
- Stark schwankende Auftragslage im Tagesverlauf
- Hoher Aufwand bei der Einsatzplanung mobiler Teams
- Keine aktuellen Informationen zu Verfügbarkeiten und Auslastung
- Manuelle Aufgabenverteilung statt automatisierter Abläufe
- Engpässe durch fehlende Live-Disposition bei Ausfällen
Anpassbare Einsatzplanung für variable Auftragslagen
Einfache Bedienung, geringer Schulungsbedarf
Automatischer Datenimport für effiziente Disposition
Integration in ERP-, HR- und Branchensoftware von Aussendienst und Montage
Kundenmeinungen
Warum Flexpep die beste Lösung für Handwerk, Montageteams & Servicebetriebe ist
Unsere Softwarelösung bietet eine zentrale Plattform für Schichtplanung, Ressourcenverteilung und Mitarbeiterverfügbarkeit – passgenau für Handwerksbetriebe, Transportdienste oder technische Dienstleistungsbetriebe. Die Software berücksichtigt historische Einsatzdaten, aktuelle Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden. So lassen sich Bearbeitungszeiten um bis zu 20 % reduzieren, Engpässe im Personal- und Ressourceneinsatz vermeiden und mobile Teams effizient steuern.
"Unsere komplexe Personaleinsatzplanung für Mobile Servicebetriebe war eine echte Herausforderung – bis wir Flexpep eingeführt haben. Jetzt läuft alles schnell, flexibel und effizient in einem Tool. Transparenz, intuitive Bedienung und echte Effizienz: Der Umstieg hat sich mehr als gelohnt.“
Personaleinsatz smart planen – maximal effizient, minimaler Aufwand 🧭
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Häufig gestellte Fragen
Fragen? Wir antworten.
Flexpep analysiert historische Daten und Forecasts, um den Personalbedarf automatisch anzupassen. So werden Engpässe vermieden und Ressourcen optimal eingesetzt.
Ja, durch Echtzeit-Updates und intelligente Schichtzuweisungen können Ausfälle automatisch kompensiert werden, ohne manuelle Eingriffe.
Flexpep lässt sich nahtlos in gängige ERP- und Logistiksysteme integrieren, um Datenflüsse zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.
Durch KI-gestützte Prognosen und automatische Schichtzuweisungen wird die Planung präziser und Fehlerquoten werden minimiert.
Unternehmen reduzieren den Planungsaufwand um bis zu 20 % und steigern die Produktivität durch eine optimale Ressourcennutzung.
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„Planung, die funktioniert: Fehler reduzieren, Effizienz steigern, mobile Einsätze meistern."
Ausgangslage Checkliste
Sie brauchen Flexpep als Handwerks- Service- oder Montageteam, wenn..
- Ihre Planung erfolgt ausschliesslich über Excel, wobei der Bedarf anhand einer vereinfachten Hochrechnung des Forecasts über die Erlang-Methode ermittelt wird.
- Sowohl die Bedarfsdeckung als auch die Ressourcenplanung werden dabei ebenfalls vollständig in Excel abgebildet.
- Die Mitarbeitereinteilung ist starr und bietet keine Flexibilität, um auf Änderungen oder unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
- Ihre Mitarbeiter werden für viele Projekte mit unterschiedlichsten Tätigkeiten eingeplant, was eine komplexe Koordination erfordert.
- Bei Mitarbeiterausfällen erfolgt die Suche nach Ersatz manuell, was zusätzlichen Aufwand verursacht.
- Die Planung wird über mehrere Standorte hinweg durchgeführt und basiert auf einer manuell erstellten Einteilung in 15-Minuten-Intervallen.
- Es gibt keine zentralen Daten zu Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter, was die Effizienz der Planung weiter einschränkt.
- Die individuelle Performance der Mitarbeiter, die sich in unterschiedlichen Produktivitäten zeigt, wird bei der Planung nicht berücksichtigt, was zu ungenauen Zuweisungen führt.
- Die Planung erstreckt sich über mehrere Tätigkeiten wie Telefonie, E-Mail-Bearbeitung und Postbearbeitung, was die Komplexität zusätzlich erhöht.
- Echtzeitdaten über Verfügbarkeiten und Doppelbelegungen sind nicht vorhanden, was zu ungewollten Überschneidungen und Ineffizienzen führt.
- Es gibt keine automatisierten Prozesse für die Pausen- oder Schichtplanung, was zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
- Bei unerwarteten Mitarbeiterausfällen entstehen häufig Engpässe, da die Ausfallplanung ebenfalls manuell erfolgt.